08.06.2020     0
 

Ответ жителю на обращение образец


Правила написания письма и образцы ответов

Разбираясь, как правильно ответить на жалобу в письменном виде, учтите, что в документе необходимо отразить обязательную информацию.

Бланк должен содержать следующие данные:

  • сведения об адресате и заявителе;
  • обращение к оппоненту, подтверждение факта получения претензии с указанием числа и момента рассмотрения;
  • информация о возникшей ситуации, список мероприятий, которые были проведены для устранения причины претензии;
  • итоги рассмотрения обращения и перечисление документов, которые прикреплены к ответу;
  • информация о лице, подписавшем бумагу, дата составления ответа, подпись и печать, если бумагу оформляют от имени компании.

Используйте готовый образец ответа на жалобу и ускорьте оформление документа, снизив вероятность ошибок. Если претензию не удовлетворят, у заявителя присутствует право пожаловаться в контролирующие органы.

Поэтому важно внимательно анализировать мотивы отказа в удовлетворении жалобы и подкреплять свои утверждения ссылками на нормы законодательства. Так, право подавать претензию гарантирует статья 33 Конституции РФ. Их рассмотрение выполняется в соответствии с нормами ФЗ № 59. Лицо может обратиться в уполномоченный орган не позднее трех месяцев с того момента, как ему стало известно о нарушении прав, или в течение месяца, если должностное лицо не исполнило требования гражданина. В претензии не должно быть клеветы, оскорблений, унижений и прочего.

Если обращение оставлено в книге жалоб и предложений

По закону можно направлять разные варианты обращений в уполномоченный орган. Вне зависимости от выбранной формы потребуется подготовить ответ в установленный промежуток времени.

Существующие разновидности обращений
Замечание Классификация выполняется на основании содержания. Сюда включают обращения, в которых зафиксированы мягкие требования, выраженные в форме просьбы
Предложение Разновидность направлена на улучшение деятельности организации. В некоторых случаях при помощи предложений можно существенно изменить подход к деятельности фирмы и добиться положительных итогов
Заявление Форма призвана доносить определенную просьбу руководству, обращать внимание на те или иные нюансы
Жалоба Содержит требование об устранении нарушения, восстановлении нарушенных прав или интересов.

Соответствующий документ регулярно обязан анализироваться руководством компании. Если в книге оставлена претензия, потребуется подготовить ответ. Особенности процедуры зависят от полученной информации. Так, если нет личных сведений, но указаны серьезные недостатки в качестве товара или поведении работников, обращение фиксируется на странице книги жалоб. Действие выполняется для того, чтобы недовольный клиент мог повторно ознакомиться с документом и увидеть ответ.

Если гражданин оставил данные для оперативной связи, нужно воспользоваться ими и переговорить с заявителем. Своевременные ответы на претензию позволяют не только не допускать нарушений действующего законодательства, но и удерживать статус и репутацию компании на высоком уровне, своевременно повышать качество предоставляемых услуг, что впоследствии способствует улучшению финансовой ситуации.

Видео

1. Утвердить прилагаемую Инструкцию по работе с обращениями граждан, объединений граждан и юридических лиц в Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органах (далее — Инструкция).

2. Направить настоящий приказ на государственную регистрацию в Министерство юстиции Российской Федерации.

РуководительА.А.Жаров

Зарегистрированов Министерстве юстицииРоссийской Федерации12 мая 2015 года,регистрационный N 37227

УТВЕРЖДЕНАприказомФедеральной службы по надзорув сфере связи, информационных технологийи массовых коммуникацийот 10 февраля 2015 года N 13

I. Общие положения

1. Инструкция Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций и ее территориальных органов по работе с обращениями граждан, объединений граждан и юридических лиц (далее — Инструкция) определяет последовательность исполнения управленческих процедур, связанных с реализацией гражданами Российской Федерации конституционного права на обращение в государственные органы, а также устанавливает порядок и формы взаимодействия между должностными лицами Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, структурными подразделениями центрального аппарата Роскомнадзора, должностными лицами территориальных органов Роскомнадзора и гражданами при рассмотрении обращений граждан, принятий решений и подготовке ответов.

Предлагаем ознакомиться  Приказ о сокращении численности и штата: образец

2. Прием и рассмотрение обращений осуществляется в соответствии со следующими нормативно-правовыми актами:Конституцией Российской Федерации (Российская газета, 1993, N 237);Федеральным законом от 2 мая 2006 года N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 19, ст.2060;

2010, N 27, ст.3410; N 31, ст.4196; 2012, N 31, ст.4470; 2013, N 19, ст.2307; N 27, ст.3474; 2014, N 47, ст.6554);Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 152-ФЗ «О персональных данных» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст.3451; 2009, N 48, ст.5716; N 52 (1 ч.), ст.6439;

2010, N 27, ст.3407; N 31, ст.4173, ст.4196; N 49, ст.6409; N 52 (ч.1), ст.6974; 2011, N 23, ст.3263; N 31, ст.4701; 2013, N 14, ст.1651; N 30 (ч.I), ст.4038; N 51, ст.6683; 2014, N 23, ст.2927; N 30 (ч.I), ст.4217);Федеральным законом от 27 июля 2006 года N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2006, N 31 (1 ч.), ст.3448;

2010, N 31, ст.4196; 2011, N 15, ст.2038; N 30 (ч.1), ст.4600; 2012, N 31, ст.4328; 2013, N 14, ст.1658; N 23, ст.2870; N 27, ст.3479; N 52 (ч.I), ст.6961, ст.6963; 2014, N 19, ст.2302; N 30 (ч.I), ст.4223);Федеральным законом от 6 апреля 2011 года N 63-ФЗ «Об электронной подписи» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2011, N 15, ст.2036; N 27, ст.3880;

2012, N 29, ст.3988; 2013, N 14, ст.1668; N 27, ст.3463, ст.3477; 2014, N 26 (ч.I), ст.3390);Законом Российской Федерации от 27 апреля 1993 года N 4866-1 «Об обжаловании в суд действий и решений, нарушающих права и свободы граждан» (Ведомости Съезда народных депутатов Российской Федерации и Верховного Совета Российской Федерации, 1993, N 19, ст.685;

Собрание законодательства Российской Федерации, 1995, N 51, ст.4970; 2009, N 7, ст.772);Типовым регламентом взаимодействия федеральных органов исполнительной власти, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 19 января 2005 года N 30 (Собрание законодательства Российской Федерации 2005, N 4, ст.305; N 47, ст.4933;

2007, N 43, ст.5202; 2008, N 9, ст.852; N 14, ст.1413; 2009, N 12, ст.1429; N 25, ст.3060, N 41, ст.4790; N 49 (ч.II), ст.5970; 2010, N 22, ст.2776; N 40, ст.5072; 2011, N 34, ст.4986; N 35, ст.5092; 2012, N 37, ст.4996; N 38, ст.5102);Положением о Федеральной службе по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 16 марта 2009 года N 228 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 12, ст.1431;

2010, N 13, ст.1502; N 26, ст.3350; 2011, N 3, ст.542; 2011, N 6, ст.888; N 14, ст.1935; N 21, ст.2965; N 40, ст.5548; N 44, ст.6272; 2012, N 20, ст.2540; N 39, ст.5270; N 44, ст.6043; 2013, N 45, ст.5822; 2014, N 47, ст.6554);постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 года N 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2009, N 25, ст.3060;

2011, N 37, ст.5263);Регламентом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций, утвержденным приказом Федеральной службы по надзору в сфере связи, информационных технологий и массовых коммуникаций от 6 апреля 2010 года N 213 (зарегистрировано в Министерстве юстиции Российской Федерации 11 мая 2010 года, регистрационный N 17156).

3. Положения настоящей Инструкции распространяются на устные и письменные, индивидуальные и коллективные обращения граждан, объединений граждан и юридических лиц (далее — граждане), кроме обращений, рассмотрение которых регулируется соответствующими законодательными и иными нормативно-правовыми актами.

4. В центральном аппарате Роскомнадзора и его территориальных органах работа с обращениями граждан осуществляется отдельно от других направлений документационного обеспечения и ведется по принципу смешанного делопроизводства как в бумажном, так и в электронном виде.

Предлагаем ознакомиться  Образцы долговой расписки для получения денег

5. Организационно-методическое обеспечение рассмотрения обращений граждан осуществляется: в центральном аппарате Роскомнадзора — отделом документооборота, архива, контроля и работы с обращениями граждан; в территориальных органах Роскомнадзора — отделами, в положениях о которых закреплена данная функция.

6. Ответственность за организацию рассмотрения обращений граждан возлагается на заместителей руководителя Роскомнадзора и руководителей территориальных органов Роскомнадзора.Ответственность за состояние делопроизводства по обращениям граждан в структурных подразделениях несут начальники управлений и отделов Роскомнадзора.

7. Должностные лица Роскомнадзора и его территориальных органов несут персональную ответственность за своевременность подготовки ответов и полноту рассмотрения обращений, находящихся у них на рассмотрении.

8. Работа с обращениями граждан в центральном аппарате и территориальных органах основывается на принципах гласности и открытости.

9. Письменное обращение гражданина, составленное в свободной форме, в обязательном порядке должно содержать либо наименование Роскомнадзора, либо фамилию, имя, отчество соответствующего должностного лица, либо должность соответствующего лица.Также гражданин указывает свои фамилию, имя, отчество (последнее — при наличии), почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ или уведомление о переадресации обращения, излагает суть предложения, заявления или жалобы, ставит личную подпись и дату.В случае необходимости в подтверждение своих доводов гражданин прилагает к письменному обращению документы и материалы либо их копии.

Как поступить, если получена претензия

Разобрав пример ответа на жалобу, необходимо принять во внимание особенности действий в сложившейся ситуации. Механизм действий, которые необходимо соблюдать при получении претензии, напрямую зависит от разновидности документа. Если лицо обратилось к предпринимателю или в компанию, во внимание нужно принять нормы гражданского законодательства.

Действовать нужно, придерживаясь следующей схемы:

  • Ознакомиться с информацией, отраженной в документе. Если требуется, нужно связаться с заявителем и уточнить обстоятельства, отраженные в жалобе. Дополнительно предстоит провести опрос сотрудников.
  • Факты подвергаются тщательному анализу. Иногда может потребоваться проведение экспертизы. В определенных ситуациях нужно проводить профессиональную оценку правомочности выдвинутых претензий. Так, если заявитель жалуется на недостатки товара, эксперт выяснит, кто именно виновен в поломке.
  • По итогам проведенных процедур принимается решение. Если претензия обоснована, применяются меры по разрешению конфликта. Если основания для удовлетворения жалобы отсутствуют, требование корректно отклоняют.
  • Оформляется ответ на претензию и направляется его заявителю.

Не стоит игнорировать претензии вне зависимости от формы их направления. Ответ обязательно предстоит дать в письменной форме. Иногда жалобы направляют провокаторы, которые специально пытаются раздуть конфликт, после чего обращаются в контролирующую инстанцию. Инициатором подобного может стать конкурирующая фирма.

Советы, которые необходимо принять во внимание

Разбираясь, как ответить на претензию клиента в письменном виде, помните, что в законодательстве отсутствуют обязательные формы письма. Точная инструкция по его заполнению также не приводится. Существующая практика привела к тому, что выделились определенные правила, которые необходимо соблюдать.

Эксперты советуют принять во внимание следующие нюансы:

  • Необходимо придерживаться делового стиля ответа. Грубое обращение, нецензурная брань или угрозы не допускаются. Нельзя проявлять эмоции. Важно сохранять уважительный тон, благодарить за представленную информацию и, если требуется, извиняться.
  • Форма отправки ответа должна соответствовать форме полученной претензии. Так, если ее предоставили в виде письма, необходимо дать ответ аналогичным образом.
  • Подготовить ответ на претензию необходимо таким образом, чтобы заявитель поверил в устранение обстоятельств, которые стали основанием для подачи жалобы. Допустимо прикрепление копии подтверждающих документов.
  • Если ответ оформляют от имени организации, обязательно нужно использовать фирменный бланк. В документе запрещено наличие исправлений, зачеркиваний, грамматических неточностей.
  • Если претензия необоснованна, отказ в удовлетворении должен быть мотивирован и подтверждаться ссылками на законодательство и документацию. На вопросы, отраженные в документе, нужно дать ответы. Нельзя рассмотреть лишь часть претензии.
  • Если составить ответ самостоятельно не удается, лучше воспользоваться готовым образцом или прибегнуть к помощи компетентных юристов.
  • Не стоит растягивать сроки рассмотрения жалобы. По закону ответ обязаны предоставить в течение 10 суток. Иногда период можно продлить до 1 месяца.
  • Если обращение оставили в книге жалоб, там же потребуется оформить и ответ. Дополнительно допустимо связаться с заявителем по телефону и рассказать об итогах рассмотрения обращения.
  • Если поступила жалоба, которую ранее рассматривали, на нее также нужно дать ответ, но в сжатой форме.

Если были размещены порочащие честь и достоинство сведения, которые не соответствуют действительности, можно потребовать разместить опровержение. Для этого также оформляется жалоба.

Сроки подготовки ответа на претензию

Как уже говорилось ранее, период на предоставление ответа варьируется от 10 до 30 календарных суток. Срок начинает исчисляться с момента получения обращения. В этот период потребуется подготовить лишь сам ответ на обращение. Срок, который займет пересыл, в отведенный период не входит.

Предлагаем ознакомиться  Образец претензии к качеству товара 2020

Если присутствуют серьезные обстоятельства, срок обращения может быть повышен:

  • лицо находилось в командировке в другом городе или за границей и не могло своевременно дать ответ;
  • присутствуют потребности в проведении исследований, экспертиз, без которых дать корректный ответ невозможно;
  • лицо проходит лечение и физически не может ответить на обращение.

Обычно период продлевают на 30 дней. Все обстоятельства, повлекшие за собой принятие подобного решения, необходимо подтвердить документально. Если в установленный срок ответа не последовало, заявитель имеет право подать обращение в суд.

Как отправить ответ на претензию

По закону выполнить действия необходимо в той же форме, в которой была получена сама жалобу, если иное не было отражено в ее тексте. Так, если была представлена письменная претензия, ответ оформляется в аналогичной форме, даже если присутствует номер телефона для оперативной связи. Документы, полученные через интернет, рассматриваются, после чего оформляется ответ в электронной форме.

Если получено устное заявление от пациента или покупателя, на него также нужно ответить устно. Коллективная претензия не требует дачи ответа каждому отдельному заявителю, а только лицу, чьи контактные данные указаны в верхней стороне листа. Альтернативой выступает личная подача. Аналогичные правила действуют во всех других ситуациях. Когда ответ передается непосредственно в руки, подпись ставится в особом журнале организации.

Обоснованные и необоснованные претензии

Не во всех ситуациях компания, получившая жалобу, обязана предпринимать какие-либо действия. Известны ситуации, когда претензии применяли для извлечения прибыли. Оставить неправомерную претензию без внимания также нельзя. Действие повлечет за собой возникновение судебных тяжб или скандалов.

Когда отвечать необязательно

В Гражданском кодексе говорится, что ответ должен быть предоставлен в срок до 30 дней. Этот период предоставляется для обоснования выполненных действий и исправления сложившейся ситуации. Однако в законодательстве переводится ряд ситуаций, при наступлении которых претензию можно оставить без внимания.

Подобное возможно, если:

  • получено анонимное обращение, какие-либо сведения об авторе отсутствуют;
  • на документе не проставлена личная подпись;
  • в претензии присутствуют нецензурные выражения, прямые угрозы, текст оформлен безграмотным языком.

Во всех остальных случаях должен быть обязательно дан ответ. Игнорирование обращений считается нарушением и может стать основанием для привлечения к ответственности.

Возможные последствия несвоевременного предоставления ответа

Если уполномоченный орган проигнорировал жалобу на некорректное поведение сотрудника, на руководство может быть наложен штраф. Размер взыскания отражен в статье 5.59 КоАП РФ. Величина взыскания варьируется от 5000 до 10000 руб. Избежать предоставления денежных средств не удастся. Лицо, чьи права были нарушены, может пожаловаться в Роспотребнадзор.


Свежие комментарии
    Рубрики
    Adblock detector